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咨询案例:国药外贸 利用“ISO9001:2015体系转版”契机,提升内部管理

一、企业概况

中国医药对外贸易有限公司(以下简称国药外贸)成立于1981年,是我国最大的医药企业集团--中国医药集团总公司的下属企业。2010年底,国药外贸与中国出国人员服务总公司、中国医疗卫生对外技术合作公司共同组建中国国际医药卫生公司,隶属于中国医药集团总公司。

国药外贸主营医药及相关产品的国际贸易和实业投资,提供信息咨询、保税业务等多项增值服务,包括进口医药及医疗相关产品的引进、国内营销及保税物流业务等多项增值服务,以医药制剂产品为主的中国医药产品的出口、海外销售及国内出口基地的建设,海外重点市场的实业基地的投资建设。

1991年以来,国药外贸连续跻身中国进出口额最大的500家企业,是北京市首个通过省市级药监部门药品经营质量管理规范(GSP)认证的医药经营企业,被北京海关评选为AA级外贸企业,2006年被海关总署批准为“红名单”企业,2004年通过ISO9001:2000质量体系认证。

国药外贸积极引进国际先进技术和设备,与跨国医药企业合资建立了中国大冢制药有限公司、西安杨森制药有限公司、无锡华瑞制药有限公司等多家中外合资企业。中国加入WTO后,国药外贸积极实施国际化经营的“跨国门”发展战略,2003年在越南投资建立了当地第一家中越合资制药企业——VCP药品股份公司,2010年在越南建立独资企业中国医药集团(越南)制药有限责任公司。

二、“转版”活动的情况

国药外贸选择我公司进行ISO9001:2015体系转版。我公司派出经验丰富的咨询师与企业进行项目对接,编制了咨询方案。主要开展以下工作:

1、根据咨询方案对企业各部门进行访谈,与公司领导针对公司管理现状进行了深入座谈,对下一步转版和公司管理提升打下良好基础。

2、结合该公司战略规划和全面风险管理工作,把公司战略规划落地,落实到年度工作计划和目标考核。将公司全面风险管理工作与ISO9001:2015版的有关企业经营的内外部环境、利益相关方和风险控制有机的联系在一起。找出咨询工作的切入点,使各种管理手段更加融合,实施更为有效。

3、业务过程梳理,根据该公司业务主要以药品、医疗器械进出口贸易,国内贸易为主的特点,对新项目开发、业务控制流程、仓储物流业务的风险识别与控制,进行识别和梳理。结合公司逐步实现从传统进出口贸易业务向“进口产品营销+海外市场发展”为主营业务转型,逐步打造国际化医药产业链的战略和业务实际,找出公司正在进行业务转型的明显特征,但公司有关领导思想相对滞后,对进入物流领域的风险性认识不足,人员及资源配置相对落后。

4、现场勘查仓储物流现状,发现公司物流仓储部由外包2000平米仓储面积,进行简单仓储工作,发展到全业务链自主经营,仓储租赁面积达到2万多平米,业务涉及药品、医疗器械的储存运输,储存要求由常温库到阴凉库、低温库、冷冻库。运输由一般运输到冷链运输。原有人员、设备、操作规范、监控手段远远达不到业务要求,仓储经营和安全生产存在较大风险。

5、公司各级领导对跨界经营的风险认识不足,主管部门控制手段不得力。

三、管理诊断及整改措施

根据“转版”咨询方案和公司管理现状的调研,针对存在问题进行以下工作:

1、开展全员培训、业务骨干及中层领导培训工作,将转版知识和公司发展战略、全面风险管理、GSP医药企业认证、企业管理现状有机结合,引起公司员工各级领导共鸣,培训效果较好。

2、专门对公司经营风险问题,进行专题培训和现场讨论。会后形成公司风险评价报告,公司年度经营环境分析报告,公司年度风险清单。

3、多次召开有关业务专题会议,一是解决业务梳理过程中存在的审批流程优化问题;二是解决业务全流程的职责问题;三是修改公司业务操作流程及ERP系统。四是增加药房设备的售后服务的控制问题。

4、针对仓储管理严重滞后问题,咨询师利用培训、各种会议灌输控制仓储风险的思想,引起公司高层领导重视,经过专题会议上的剧烈争辩和会后的个别主管的交锋,经过一段时间的交流,统一了思想,达到了共识。公司把仓储物流管理提到了较高的程度。调整了主管领导,充实了基层队伍。

5、把转版贯标工作与企业管理提升结合在一起,使贯标认证工作变成企业管理的日常工作。帮助企业解决运营管理的实际问题。

四、转版暨管理提升的效果

1、顺利通过转版审核,补充修改程序文件5项,补充修改作业指导书8项;

2、参与调整公司二级单位领导,建议增加仓储安全主管。已全部落实到位;

3、促成外租仓库改造升级;

4、增加及修订仓储企业规章制度20项;

5、与我公司签定了长期咨询服务协议,聘请我公司为常年质量安全顾问。

 

五、收获及体会

1、ISO9001质量管理体系标准,是国际先进管理经验的总结,也是认证审核的准则。贯彻此标准的咨询师不能搞教条主义,本本主义,而要将标准的原则和企业的具体实践紧密结合,通过“贯标”不仅要取得认证证书,而且要帮助企业解决经营管理上遇到的新情况、新问题。将标准的要求与企业的实际密切结合起来,和企业管理者一道,踏踏实实地解决企业存在的问题点,规范企业管理。

2、多年咨询实践证明,企业需要管理经验丰富、理论知识扎实、态度认真、熟悉业务的咨询顾问。

3、我们伴随企业成长,不断开拓新的业务领域。我们有合作二十多年的央企、国企、外资企业、股份制企业、私企等。

前途光明,道路曲折。我们愿共同努力把认证咨询、管理咨询工作提高到一个新的高度。

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